El problema que resuelve
Un archivo digital no tiene fecha confiable. La que ves en las propiedades del archivo la pone tu computadora, y se puede cambiar en diez segundos.
Eso normalmente no importa. Importa el día en que alguien discute cuándo se firmó un contrato, si un documento se alteró después, o si el expediente que presentas es el mismo que recibiste hace dos años.
Ahí necesitas poder demostrar dos cosas: que el documento existía en una fecha determinada, y que no ha cambiado desde entonces.
Qué dice la norma
La NOM-151-SCFI-2016 fija los requisitos para conservar mensajes de datos y digitalizar documentos. Se publicó en el Diario Oficial de la Federación el 30 de marzo de 2017 y sustituyó a la versión de 2002.
Se apoya en el Código de Comercio, que obliga a conservar los mensajes de datos relacionados con actos de comercio y reconoce que esa conservación, hecha conforme a la norma, produce efectos legales.
Qué es una constancia de conservación
Es el documento que acredita que un archivo determinado existía con ese contenido exacto en un momento dado.
Por dentro es un sello de tiempo sobre la huella digital del archivo. La huella es un número que se calcula a partir del contenido: si cambia una coma, cambia la huella por completo. Si mañana recalculas la huella del archivo y coincide con la de la constancia, el archivo no se tocó.
La constancia tiene una vigencia mínima de diez años y se puede renovar por un periodo igual.
Quién la puede emitir
No cualquiera. La emite un Prestador de Servicios de Certificación acreditado ante la Secretaría de Economía. Esa acreditación es lo que le da valor a la constancia frente a un tercero.
Por eso ningún programa, por bueno que sea su cifrado, puede emitirte una constancia por su cuenta: tiene que apoyarse en un prestador acreditado.
Cuándo la necesitas de verdad
No todo documento necesita constancia, y venderte lo contrario sería deshonesto. Tiene sentido cuando se cumple alguna de estas condiciones:
El documento sustenta una obligación que puede reclamarse después: contratos, convenios, pagarés, finiquitos.
La fecha es parte de lo que se discute: entregas, plazos, avisos, notificaciones.
Guardas expedientes de terceros y algún día tendrás que demostrar qué recibiste y cuándo: despachos, notarías, inmobiliarias, contadores.
Digitalizas papel y quieres deshacerte del original.
Para la foto de la credencial de tu sobrino, no.
Lo que la constancia no hace
No dice que el documento sea verdadero, ni que lo que dice sea legal, ni que quien lo firmó tuviera facultades. Solo acredita que ese contenido existía en esa fecha.
Tampoco sustituye a la firma electrónica avanzada. Son cosas distintas que suelen usarse juntas: la firma dice quién, la constancia dice cuándo.
Una aclaración necesaria
Esto es información general, no asesoría legal. Si de ello depende un asunto concreto, consúltalo con tu abogado: la aplicación de la norma cambia según el tipo de acto y de la materia.